Allgemeine Geschäftsbedingungen

synetra GmbH
Kommodore-Johnsen-Boulevard 25, 28217 Bremen | [email protected]

für die Erbringung von Dienstleistungen und die Bereitstellung von Software der synetra GmbH (nachfolgend „Auftragnehmer“) gegenüber ihren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“)

§ 1 Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber über die Erbringung von Beratungs-, Implementierungs- und Wartungsleistungen sowie die Bereitstellung und Nutzung von Software-Produkten des Auftragnehmers.

1.2 Der Auftragnehmer schließt ausschließlich Verträge mit Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Verträge mit Verbrauchern bzw. Privatpersonen werden nicht geschlossen.

1.3 Maßgeblich für den konkreten Leistungsumfang, die Vergütung, die Vertragslaufzeit und etwaige Sondervereinbarungen ist das jeweils vom Auftraggeber unterzeichnete Angebot des Auftragnehmers (nachfolgend „Angebot“). Das Angebot wird durch Unterzeichnung beider Parteien Vertragsbestandteil. Bei Widersprüchen zwischen dem Angebot und diesen AGB gehen die Regelungen des Angebots vor.

1.4 Von diesen Geschäftsbedingungen abweichende AGB des Auftraggebers erkennt der Auftragnehmer – vorbehaltlich einer ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung – nicht an.

1.5 Der Auftragnehmer ist berechtigt, in eigenem Namen und auf eigene Rechnung Leistungen an qualifizierte Subunternehmer zu vergeben. Der Auftragnehmer bleibt hierbei alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 Der Auftragnehmer erbringt als selbständiger Unternehmer Software- und Beratungsleistungen im Bereich der digitalen Prozessautomatisierung und KI-gestützten Unternehmensoptimierung. Das Leistungsspektrum umfasst insbesondere:

a) Software-Produkte (SaaS)

Der Auftragnehmer entwickelt und betreibt cloudbasierte Softwarelösungen zur Automatisierung betrieblicher Abläufe und stellt diese dem Auftraggeber als Software-as-a-Service (SaaS) zur Nutzung bereit. Hierzu zählen insbesondere:

• Bereitstellung und Betrieb der KI-Automatisierungsplattform „PULSE“, einschließlich Module zur automatisierten E-Mail-Verarbeitung, KI-gestützter Telefonassistenz, Chatbot- und Messenger-Kommunikation sowie automatisiertem Angebots-Nachfassen
• Bereitstellung und Betrieb der Lead-Datenbank „Vulpex“ zur Recherche und Anreicherung von Firmendaten im DACH-Raum
• Anbindung der Softwareprodukte an bestehende Drittsysteme des Auftraggebers (z. B. ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware, E-Mail- und Kalenderanwendungen) über Schnittstellen

b) Beratungs- und Implementierungsleistungen

• Analyse bestehender Geschäftsprozesse und Identifikation von Automatisierungspotenzialen
• Konzeption individueller Digitalisierungsstrategien und Erstellung von Umsetzungsfahrplänen
• Einrichtung, Konfiguration und Anpassung der eingesetzten Softwarelösungen an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers
• Schulung von Mitarbeitern des Auftraggebers im Umgang mit den implementierten Systemen

c) Laufende Betreuung und Wartung

• Technische Wartung und Aktualisierung der bereitgestellten Softwarelösungen
• Support bei Störungen und technischen Fragen
• Fortlaufende Optimierung bestehender Automatisierungen auf Basis von Nutzungsdaten und Kundenfeedback

d) White-Label- und Reseller-Leistungen

Der Auftragnehmer ermöglicht Partnerunternehmen (Agenturen, IT-Dienstleistern) die Nutzung und den Weitervertrieb der Softwareprodukte unter eigener Marke im Rahmen gesonderter Partnervereinbarungen.

e) Ergänzende Leistungen

Darüber hinaus erbringt der Auftragnehmer auf Grundlage gesonderter Vereinbarungen ergänzende digitale Dienstleistungen, darunter die Erstellung von Webseiten, Landingpages und digitalen Marketingmaßnahmen.

2.2 Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich im Einzelfall aus dem jeweiligen Angebot.

2.3 Der Auftragnehmer erbringt die vertragsgemäßen Leistungen mit größtmöglicher Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik.

2.4 Bei der Durchführung seiner Tätigkeit ist der Auftragnehmer hinsichtlich Art, Ort und Zeit der Leistungserbringung frei. Die Leistungserbringung erfolgt in Abstimmung und Koordination mit dem Auftraggeber.

§ 3 SaaS-spezifische Regelungen

3.1 Soweit der Auftragnehmer dem Auftraggeber Softwareprodukte als Software-as-a-Service (SaaS) bereitstellt, gelten ergänzend die Regelungen dieses § 3.

3.2 Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber für die Dauer des Vertrages ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, die bereitgestellte Software über das Internet bestimmungsgemäß zu nutzen. Der Auftraggeber erwirbt kein Eigentum und keine sonstigen Rechte an der Software.

3.3 Der Auftragnehmer bemüht sich um eine Verfügbarkeit der SaaS-Plattform von 98 % im Jahresmittel. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungsfenster, die der Auftragnehmer nach Möglichkeit mindestens 48 Stunden im Voraus ankündigt, sowie Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Auftragnehmers liegen (höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern, Internet-Infrastruktur).

3.4 Das Hosting der SaaS-Produkte erfolgt auf Servern in Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, schließen die Parteien eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.

3.5 Zugangsdaten zur Software sind vom Auftraggeber vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen. Der Auftraggeber haftet für sämtliche Aktivitäten, die über seine Zugangsdaten erfolgen.

3.6 Der Auftragnehmer ist berechtigt, den Zugang zur Software bei Zahlungsverzug des Auftraggebers von mehr als 14 Tagen nach erfolgloser Mahnung vorübergehend zu sperren. Die Sperrung wird dem Auftraggeber vorab angekündigt. Die Verpflichtung zur Zahlung der Vergütung bleibt von der Sperrung unberührt.

3.7 Der Auftragnehmer erstellt regelmäßige Sicherungskopien (Backups) der auf der Plattform gespeicherten Kundendaten. Darüber hinausgehende Datensicherungsmaßnahmen obliegen dem Auftraggeber.

3.8 Nach Vertragsbeendigung stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber dessen Daten in einem gängigen Format für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Export zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.

§ 4 Rechte an Software und Arbeitsergebnissen

4.1 Sämtliche Urheber-, Nutzungs- und sonstigen Schutzrechte an der Software, den zugrunde liegenden Algorithmen, dem Quellcode sowie der technischen Infrastruktur verbleiben beim Auftragnehmer.

4.2 An individuell für den Auftraggeber erstellten Konzepten, Strategien und Dokumentationen erhält der Auftraggeber ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den eigenen Geschäftsbetrieb. Die technische Umsetzung und operationale Durchführung dieser Konzepte durch Dritte bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftragnehmers.

4.3 Am vom Auftraggeber eingebrachten Datenmaterial und Inhalten verbleiben sämtliche Rechte beim Auftraggeber.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

5.1 Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer alle zur Leistungserfüllung erforderlichen Informationen, Daten, Zugänge und sonstigen Inhalte vollständig und korrekt zur Verfügung.

5.2 Der Auftraggeber benennt einen festen Ansprechpartner, der für die Abstimmung mit dem Auftragnehmer zuständig ist und entscheidungsbefugt ist.

5.3 Für Verzögerungen bei der Leistungserbringung, die durch verspätete oder unzureichende Mitwirkung des Auftraggebers entstehen, ist der Auftragnehmer nicht verantwortlich. Vereinbarte Termine verschieben sich entsprechend.

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

6.1 Die Vergütung ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

6.2 Einmalige Leistungen (z. B. Setup-Gebühren, Implementierungsleistungen) werden nach Erbringung in Rechnung gestellt, sofern im Angebot nicht anders vereinbart.

6.3 Laufende Vergütungen (z. B. SaaS-Lizenzen, Betreuungspauschalen, Retainer) werden monatlich im Voraus in Rechnung gestellt, sofern im Angebot nicht anders vereinbart.

6.4 Rechnungen werden per E-Mail zugestellt. Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung fällig.

6.5 Bei Zahlungsverzug ist der Auftragnehmer berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu verlangen.

6.6 Der Auftragnehmer ist berechtigt, die vereinbarte Vergütung für laufende Leistungen einmal jährlich zum Beginn eines neuen Vertragsjahres anzupassen. Die Anpassung orientiert sich an der Entwicklung des Verbraucherpreisindex (VPI) des Statistischen Bundesamtes oder an gestiegenen Kosten für Drittdienste, Infrastruktur und Personal. Die Preisanpassung wird dem Auftraggeber mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten schriftlich mitgeteilt. Übersteigt die Anpassung 5 % der bisherigen Vergütung, steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von 4 Wochen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Anpassung zu.

§ 7 Vertragsdauer und Kündigung

7.1 Die Erstlaufzeit des Vertrages ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot.

7.2 Sofern im Angebot nicht abweichend geregelt, verlängert sich der Vertrag nach Ablauf der Erstlaufzeit automatisch um den im Angebot genannten Verlängerungszeitraum, wenn er nicht mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

7.3 Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail genügt).

7.4 Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Auftraggeber trotz Mahnung und angemessener Nachfristsetzung mit der Zahlung fälliger Vergütungen in Höhe von mindestens zwei Monatsbeträgen in Verzug ist.

7.5 Bereits erbrachte Leistungen und fällige Vergütungen bleiben von einer Kündigung unberührt.

§ 8 Haftung und Freistellung

8.1 Der Auftragnehmer haftet uneingeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, aufgrund eines Garantieversprechens sowie aufgrund zwingender gesetzlicher Haftung.

8.2 Bei fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.

8.3 Im Übrigen ist eine Haftung des Auftragnehmers ausgeschlossen.

8.4 Die Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden ist – außer in den Fällen von Ziffer 8.1 – ausgeschlossen.

8.5 Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen und gesetzlichen Vertreter des Auftragnehmers.

8.6 Der Auftraggeber stellt den Auftragnehmer von jeglichen Ansprüchen Dritter frei, die gegen den Auftragnehmer aufgrund von Verstößen des Auftraggebers gegen diese AGB, gegen geltendes Recht oder gegen Rechte Dritter geltend gemacht werden.

§ 9 Vertraulichkeit und Datenschutz

9.1 Beide Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis zur Kenntnis gelangenden vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nur für die Zwecke der Vertragserfüllung zu verwenden.

9.2 Die Geheimhaltungspflicht gilt zeitlich unbegrenzt über die Dauer des Vertrages hinaus und erstreckt sich auf sämtliche Mitarbeiter und beauftragte Dritte.

9.3 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Durchführung des Auftrags sämtliche datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten, insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

9.4 Soweit im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten des Auftraggebers im Auftrag verarbeitet werden, schließen die Parteien eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 10 Referenznennung

10.1 Der Auftragnehmer ist berechtigt, den Auftraggeber als Referenzkunden zu nennen und das Unternehmenslogo des Auftraggebers auf seiner Website und in Marketingmaterialien zu verwenden, sofern der Auftraggeber dem nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 11 Schlussbestimmungen

11.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.2 Sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat, ist der Sitz des Auftragnehmers ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis.

11.3 Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

11.4 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

11.5 Der Auftragnehmer ist berechtigt, diese AGB aus sachlich gerechtfertigten Gründen (z. B. Änderungen der Rechtsprechung, Gesetzeslage oder der Geschäftsstrategie) unter Einhaltung einer Frist von mindestens vier Wochen zu ändern. Bestandskunden werden per E-Mail über die Änderung informiert. Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb der in der Änderungsmitteilung gesetzten Frist, gilt die Zustimmung als erteilt. Bei Widerspruch ist der Auftragnehmer berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung außerordentlich zu kündigen. Die Änderungsmitteilung weist auf die Frist und die Folgen des Widerspruchs oder seines Ausbleibens hin.